Zmiana biura księgowego część 1 - poradnik

News

Własne biuro rachunkowe winną być finalnym celem na założonej ścieżce kariery księgowego, przynajmniej dla tych którzy mają w sobie ducha przedsiębiorczości i potrzebę samodzielności.

Szczególnie teraz założenie biura wygląda atrakcyjnie. Ustawa deregulacyjna zniosła bardzo wiele obowiązków formalnych związanych z rozpoczęciem tego rodzaju przedsięwzięcia.

Wystarczy by, zgodnie z ustawą obowiązującą od sierpnia 2014:

  1. posiadać pełną zdolność do czynności prawnych i nie być karanym za określony katalog przestępstw, czyli za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za czyn określony w rozdziale 9 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,

  2. być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej i to o ile planujemy szerszy zakres usług niźli tylko prowadzenie księgi przychodów i rozchodów i sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych.

Jednakże biuro rozpoczynające od zera będzie wymagała nakładu finansowego, o wielkości zależnej od skali przewidywanych działań. Nie ominą nas na pewno koszty rejestracyjne (w zależności czy założymy spółkę z o.o. czy zdecydujemy się na jednoosobową działalność gospodarczą) oraz stałe koszty ubezpieczeń społecznych za siebie (przy jednoosobowej działalności) i zatrudnianych pracowników.

Biuro winno mieć lokal, i to taki do którego posiada się tytuł prawny – własność, najem, etc. Jeżeli mamy ku temu odpowiednie warunki, możemy działać pod własnym adresem zamieszkania. Jednak jeżeli celujemy w większych klientów zapewnie będziemy chcieli wynająć jakiś, mniej lub bardziej, reprezentacyjny lokal. Jego utrzymanie będzie stanowić dużą część ponoszonych kosztów. Do tego koszty reklamy, ewentualnych pracowników, dojazdów do urzędów w imieniu klienta, oprogramowanie księgowe.

Dlatego zanim otworzymy biuro i nasz portfel na wspomniane wydatki, należy dogłębnie przeanalizować potencjalną bazę przyszłych klientów. Czy z dotychczasowych relacji usługowych, jest ktoś zainteresowany współpracą konkretnie z nami? Czy znajomi prowadzący działalność gospodarczą będą skłonni powierzyć akurat nam ich księgowość? Czy potrafimy obracać się w strukturach różnych przedsiębiorstw, działających na lokalnym rynku? Potrafimy utrzymywać długotrwałe i bliskie relacje biznesowe z klientami, w oparciu o zaufanie?

Jeżeli na te pytania znajdzie się pozytywna odpowiedź, pomysł przejścia z etatu do swojego biura należy stanowczo rozważyć. Tym bardziej, że praca na własny rachunek daje duże możliwości rozwoju swoich kompetencji, dodatkowego zarobkowania (różne zlecenia z różnych firm, a nawet podzlecenia z innych biur).

Prowadząc firmę, można napotkać na pewnym etapie swojej działalności, kwestię zamiany zewnętrznego biura rachunkowego. Decyzja o zmianie może być podyktowana rozlicznymi powodami. Twoja firma się rozwija a biuro nie oferuje nowych, potrzebnych Tobie, kompetencji? Cena jest zbyt wygórowana? Błędy w księgowaniu? Kiepskie doradztwo podatkowe i optymalizacyjne? I najbardziej powszechny – konieczność dowozu dokumentów do biura przy konieczności prowadzenia równoległej ewidencji.

Ponieważ od naszej dobrej współpracy z biurem zależy komfort i bezpieczeństwo działania naszej firmy, nie należy się wahać w poszukiwaniu lepszej oferty. Najlepszym czasem na takie działanie jest zbliżanie się końca roku kalendarzowego (obrachunkowego)

Kryterium wyboru nowego biura powinno zawierać kilka elementów.

  1. Oferowane funkcjonalności – czy jest oferowany szybki dostęp do dokumentów w postaci skanów lub narzędzi on-line, dostęp do raportów i informacji dodatkowych, jakie są godziny i dni funkcjonowania, oraz formy komunikacji z biurem.

  2. Kompetencje – zakres wsparcia księgowego i prawnego

  3. Ubezpieczenie – biuro prowadzące rachunkowość musi być ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej na kwotę min. 15000 euro. Dobrze, jeżeli wybrane przez nas biuro ma ubezpieczenie na wyższą kwotę, która zabezpieczy nas realnie przed karami nałożonymi na naszą firmę przez ZUS i Urząd Skarbowy.

  4. Certyfikaty – jakkolwiek do prowadzenie księgowości nie są już wymagane certyfikaty Ministerstwa Finansów, niemniej dobrze by było, aby biuro się takim legitymowało, lub mogło siię pochwalić przynależnością do księgowych organizacji branżowych.

  5. Portfolio klientów – pewną wskazówką odnośnie skali kompetencji i doświadczenia, będą aktualnie prowadzeni klienci lub ich branża, o ile uda się uzyskać taką informację.

  6. I wreszcie, last but not least, cena. Koszt księgowości może być atrakcyjniejszy niż ten z którym mieliśmy do czynienia, lecz należy dokładnie zbadać zakres usług wchodzących w skład oferty. Na cenę ma wpływ ilość księgowanych dokumentów kosztowych, zatrudnianych pracowników, kwestia reprezentacji przez urzędami i dodatkowe konsultacje. Własne potrzeby muszą zostać przyrównane do oferty i czy w efekcie nie pojawi się konieczność dopłat.

Jeżeli za zmianą stoją błędy poprzedniego biura, powinno się dochodzić odszkodowania z polisy z jednej strony, a z drugiej należy zlecić nowemu biurowi audyt dokonań poprzedników. Bez względu jednak na przyczynę należy tak połączyć pracę obu biur aby doszło do płynnego przekazania dokumentów. Zapewnienie odpowiedniego czasu na te obowiązku też jest bardzo ważne. Powinien on być tym większy im większa jest nasza firma. Dopiero po przekazaniu całości spraw księgowych należy wypowiedzieć umowę poprzedniemu biuru, pamiętając przy tym o umownych terminach wypowiedzenia.