Zmiana biura księgowego część 2 - poradnik

News

Po określeniu swoich potrzeb księgowych i wybraniu nowego biura należy przeprowadzić szereg czynności faktycznych jak i prawnych, aby doszło do rzetelnego zdania obowiązków oraz zostały spełnione obowiązki wynikające np. z ustaw podatkowych.

W porozumieniu z oboma biurami przeprowadza się proces przekazywania dokumentacji, tak aby nowa firma miała czas na zapoznanie się ze stanami finansów przedsiębiorstwa, oraz najpilniejszymi obowiązkami do realizacji. Przejęcie ksiąg rachunkowych i dokumentów księgowych dobrze jest zorganizować w formie zaprotokołowanej. Dobrze byłoby, aby w przekazywaniu wzięły udział nie tylko biura księgowe ale też osoba wyznaczona przez przedsiębiorcę. W ramach protokołu powinno być ujawnione co zostało przekazane w określonej dacie, jakie dokumenty papierowe zostały przekazane i jakie elektroniczne i w jakiej formie, a także ilość segregatorów wraz oznaczeniami, oraz jaki jest dotychczas przyjęty podział na grupy dokumentów. W każdym segregatorze dokonać wyrywkowej kontroli a w razie braków stwierdzić go wraz z przyczyną w protokole. W efekcie finalnym powinny zostać wszystkie dokumenty znajdujące się w dyspozycji dotychczasowego księgującego, w szczególności: sprawozdania finansowe, faktury, rachunki, listy płac, umowy, deklaracje podatkowe. Wszystko powinno być oddane w oryginałach.

Jednocześnie z przekazywaniem dokumentacji, można odwoływać pełnomocnictwa (o ile nie toczy się jakieś bieżące postępowanie przed organami, a prowadzenie przez stare biuro będzie dla nas zasadne), także to do elektronicznego składania deklaracji podatkowych.

Z innych formalności, obowiązkowa jest aktualizacja danych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie podmiotu prowadzącego rachunkowość firmy. Wraz ze zmianą biura prawdopodobnie zmieni się miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych. Informacja o tym wraz z nazwą biura przechowującego dokumentację, winna się znaleźć w formularzu NIP2, kierowanym do Urzędu Skarbowego.

Ten sam urząd należy poinformować o osobie odpowiedzialnej za kalkulowanie i wpłacanie należnych podatków, w zwykłej formie pisemnej. Zasadne będzie także poinformowanie ZUSu i tych spośród naszych kooperantów, którzy wysłali dokumentację bezpośrednio do biura rachunkowego.