Okres przechowywania ksiąg rachunowych

News

Kwestia ksiąg rachunkowych należy do istotnych zagadnieniem dla przedsiębiorstwa w związku z ustawą o rachunkowości, zarówno co do sposobu prowadzenia jak i czasu ich przechowywania.

Należy mieć na uwadze, że przepisy rachunkowe mają inny praktyczny czas przechowywania dokumentacji księgowej, w porównaniu do przepisów podatkowych.

Art. 74 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości przewiduje co najmniej okres 5 letni. Okres ten liczy się na podstawie art. 74 ust. 3, stanowiącym że należy brak pod uwagę bieg terminu od początku roku następującego po roku obrotowym właściwym dla przechowywanych ksiąg. Zatem przykładowo księgi za 2011 rok, należy przechowywać do końca 2016 roku. Takie zachowanie jednak jest właściwe bez uwzględniania obowiązków nakładanych przez Ordynację podatkową.

System przepisów podatkowych wprowadza istotną różnicę, zaakcentowaną w art. 86 § 1 Ordynacji. Przepis ten nakłada na podatników prowadzących księgi, obowiązek przechowywania całości dokumentacji podatkowej do czasu minięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Przedawnienia zobowiązania nastąpi, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, po upływie 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeżeli zaś termin liczy się w latach to upływa z ostatnim dniem danego roku odpowiadającym początkowym dniem terminu a w jego braku to w dniu poprzedzającym taki dzień.

Wspomniane we wcześniejszym przykładzie księgi z 2011 roku należałoby na niwie przepisów podatkowych przechowywać do 31 grudnia 2017 roku, gdyż wtedy dojdzie do przedawnienia podatków z terminem płatności na 2011 rok. Oczywiście, może nastąpić wydłużenie tego terminu, jeżeli jego bieg został zawieszony a potem wznowiony, bądź przerwany, jeżeli dojdzie do określonego postępowania prawno-podatkowego.

W podsumowaniu należy wskazać, że różnica w obowiązkach przechowywania ksiąg, wynikająca z dwóch różnych ustaw, nakazuje nam przyjąć termin dłuższy. Należy zatem stwierdzić, że minimalny okres przechowywania ksiąg rachunkowych to 6 lat licząc od zakończenia roku obrotowego (pokrywającego się z rokiem kalendarzowym), za który były sporządzone księgi rachunkowe.